Rappeler un mail Outlook : comment faire ?

Si vous oubliez les éléments d’un mail, il est possible de corriger l’erreur sur Outlook via l’option “Rappeler un mail”. Voici comment procéder.

Envoyer par mégarde un mail inachevé ou sans pièce jointe est une situation que bon nombre de personnes ont déjà connue. Elle peut être embarrassante et frustrante, mais pas forcément pour les utilisateurs de Microsoft Outlook.

Effectivement, ce service de messagerie dispose d’une fonction rappel de message qui pallie efficacement ce souci. Si le processus de mise en œuvre de cette fonctionnalité est assez simple, elle nécessite toutefois certaines exigences.

Que veut dire rappeler un mail Outlook ?

Une fois que vous avez envoyé un e-mail, il est quasiment impossible de le modifier ou de le rendre inaccessible au destinataire. Ainsi, lorsque ce message contient des coquilles ou n’inclut pas les pièces jointes nécessaires, vous êtes obligés d’en renvoyer un nouveau. Avec l’option de rappel que présentent certaines messageries, vous pouvez récupérer et éditer votre mail avant la lecture du destinataire.

Rappeler un courrier consiste donc à reprendre un e-mail envoyé avant que le récepteur n’en prenne connaissance. Dénommée « Annuler l’envoi » chez d’autres fournisseurs de messagerie, cette fonctionnalité peut être utilisée de deux manières. Elle permet de supprimer le message délivré de la boîte du destinataire. La seconde option est la substitution du mail d’origine par un nouveau.

Quelles sont les conditions nécessaires pour un rappel de message ?

La procédure de rappel d’un mail est assez simple et rapide à mettre en place. Toutefois, certaines exigences doivent être réunies pour que le processus aboutisse.

• Assurez-vous que Microsoft Outlook soit la boîte de messagerie que votre interlocuteur et vous utilisez.
• Votre destinataire et vous devez disposer d’un service connecté au serveur de Microsoft Exchange.
• Le récepteur doit avoir sa boîte ouverte en version web.
• La fonctionnalité de rappel n’est pas prise en compte par les applications mobiles de messagerie comme Gmail.
• La récupération de message ne marche pas avec d’autres plateformes de mail. Uniquement entre utilisateurs Outlook.
• Pour que le rappel du courrier électronique soit effectif, le mail doit apparaitre dans la boîte de réception du destinataire. Si le message se retrouve dans un autre dossier comme celle de la promotion, l’opération échouera.
• En cas d’ouverture du mail envoyé, le rappel ne sera d’aucune utilité.

Rappeler un mail Outlook : comment procéder ?

• Ouvrez l’application Outlook sur PC ou connectez-vous directement à votre compte via un navigateur.
• Rendez-vous dans la boîte d’envoi qui est aussi dénommée « Messages envoyés »
• Une fois dans ce dossier, faites un double clic sur le message à rappeler. Cela vous permet d’afficher entièrement le mail et les divers paramètres.
• Dans la barre d’outils en haut, vous devez accéder à l’onglet « Message ».
• Allez au niveau du groupe « Déplacer » puis cliquez sur l’option « Actions » pour faire dérouler la liste de menu. Cette dernière peut ne pas contenir la mention. Elle est située juste en bas du logo OneNote dans le groupe.
• Une fois que vous aurez déroulé la liste, vous pourrez accéder à la fonction de rappel.
• Cliquez sur « Rappeler ce message ». Une fenêtre avec des propositions s’ouvrira pour vous.
• La première option est : « Supprimer les copies non lues de ce message ». Ce choix induit la suppression du courrier de la boîte de réception du destinataire s’il ne l’a pas encore ouvert.
• « Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message » représente la seconde alternative de cette fenêtre. En optant pour cette dernière, vous pouvez substituer le mail d’origine par un autre. Outlook vous ouvrira à cet effet une boîte de dialogue vous permettant de revoir votre courrier, d’y apporter les modifications et de l’envoyer à nouveau.

En suivant ces étapes, vous pourrez ainsi ramener votre mail. Par ailleurs, il est également possible de vérifier si la procédure a été un succès ou non. Une fois dans la boîte de dialogue vous permettant de choisir votre option de rappel, vous pouvez cocher la partie « M’avertir si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire ». Ensuite, cliquez sur OK pour valider l’opération.

Quelles sont les autres alternatives au rappel de mail avec Outlook ?

Comme vous l’aurez constaté, le rappel de message avec Outlook, même s’il est simple, demande de nombreuses exigences. Ainsi, lorsque cette alternative ne marche pas, plusieurs solutions peuvent vous aider à rattraper le coup. La première est d’envoyer un mail d’excuses. Rédigez un courrier à votre interlocuteur afin de l’informer qu’il s’agit d’une erreur.

En dehors de cette solution, vous pouvez choisir l’envoi de vos messages en différé. Cela vous permet de retarder l’envoi de votre courriel et donc de disposer de plus de temps pour d’éventuelles corrections. Pour accéder à cette option, procédez comme suit sur Outlook :

• Allez au niveau du menu Fichier, puis « Gérer les règles et les alertes ». Dans la fenêtre, choisissez « Nouvelle règle ».
• Une liste contextuelle s’affichera dans laquelle vous rechercherez « Démarrer à partir d’une règle vierge ». Dans cette dernière, cliquez sur « Appliquer la règle sur les messages que j’envoie ». Faites suivant pour continuer et choisissez oui quand la boîte de dialogue apparaitra.
• Au sein de la liste, cochez « Différer la remise d’un nombre de minutes ». Cela vous permettra d’établir le temps avant l’envoi du message. Définissez la minute souhaitée et validez.
• Vous pourrez ensuite choisir vos préférences et terminer la configuration.