La digitalisation accélère les échanges et est un réel gain de temps. Transfert de documents par mail, partage de fichiers sur Drive ou impression papier d’un écrit numérique et le PDF est l’un des supports les plus utilisés. Cependant, la transaction d’un document enregistré en PDF peut être compromis par son volume. Quelles sont les astuces afin de réduire le poids de vos fichiers PDF ?
Sommaire
Les avantages du PDF
Pour échanger des documents sous forme numérique, le Portable Document Format (PDF) est l’une des meilleures solutions. Il permet d’échanger vos documents et est également très pratique. En effet, il permet à vos destinataires d’utiliser le support qu’ils souhaitent pour accéder à votre fichier. Ainsi, tablettes, téléphones portables et ordinateurs sont respectivement adaptés à la lecture d’un PDF. L’accès est facilité.
Vous avez également la possibilité de transférer vos documents PDF en utilisant différents moyens ce qui rend le format très accessible. Le canal le plus utilisé pour transférer un PDF est l’email. Mais vous pouvez aussi l’enregistrer sur un espace de stockage commun comme le Drive par exemple. Aujourd’hui, certains réseaux sociaux donnent également la possibilité de transférer des documents PDF. Ainsi, Facebook et WhatsApp proposent cette fonctionnalité. Des plateformes existent même et ont été conçues pour partager des fichiers PDF directement en ligne.
Vous l’aurez compris, si le PDF est tant apprécié, ce n’est pas pour rien ! Il vous permet de transférer rapidement vos contenus dans un format électronique indépendant du logiciel ou système d’exploitation que vous utilisez.
Par ailleurs, le PDF conserve la mise en page de votre document ainsi que sa qualité. Mais il a également l’avantage d’être sécurisé. Vous pouvez par exemple choisir de limiter l’accès à votre PDF pour protéger votre contenu en ayant recours à un système de mot de passe ou encore de signature électronique.
Le PDF : un document compressible
Bien qu’ils soient le canal de transfert de PDF le plus utilisé, les serveurs de messagerie ne supportent parfois pas la taille de vos fichiers. Ces derniers peuvent s’avérer trop lourds entraînant l’échec de l’envoi de votre courriel. Un PDF lourd est un dossier qui comporte un nombre important de pages, de nombreuses images ou encore un usage excessif de différentes polices.
Un PDF trop volumineux peut également ralentir l’envoi d’un email en chargeant longtemps au moment du téléversement. De plus, il prend une place de stockage importante dans la mémoire du destinataire, lors du téléchargement du document.
Bien qu’il présente de nombreux avantages, le PDF peut vite devenir une pièce jointe trop volumineuse. Mais pour éviter l’ensemble de ces désagréments, il existe une solution : nous vous conseillons de compresser votre fichier PDF.
Compression PDF : comment ça marche ?
Si votre document fait plus de 5 Mo, qu’il est destiné à être téléversé et téléchargé par d’autres personnes ou que vous souhaitez conserver la mémoire de votre outil de lecture, il est intéressant de compresser votre document PDF.
Mais comment cela fonctionne-t-il ? La compression PDF permet de réduire la taille de votre fichier tout en préservant l’ensemble des informations du document.
Nous vous l’accordons, dans la majorité des cas, lorsque l’on diminue la taille d’un document c’est au dépit de la qualité de ce dernier. Par exemple, compresser un fichier JPEG entraîne une mauvaise qualité d’image ou de son dans le cas d’une vidéo. Cependant, lors de la compression de votre document PDF, votre contenu reste intact. L’intégrité et la qualité de vos documents sont alors conservées.
Pour réduire davantage la taille de votre PDF, vous pouvez également décider de l’aplatir. Bien qu’elle réduise considérablement le poids du fichier, cette méthode délaisse cependant la qualité du document.
Nous vous conseillons donc de compresser votre fichier plutôt que de l’aplatir.
Quels outils utiliser pour compresser un PDF ?
Il est important d’utiliser les bons outils pour compresser votre document PDF. En effet, une trop forte compression peut engendrer une baisse de sa qualité.
Il faut donc commencer par définir vos besoins pour choisir l’outil le plus adapté à la compression de votre PDF. En effet, si votre document a pour finalité d’être lu sur écran par votre destinataire, la qualité du contenu ne nécessite pas d’être très élevée et vous pouvez vous permettre de la délaisser. Cependant, si votre document nécessite d’être imprimé par votre destinataire, optez pour une compression légère pour garantir une bonne qualité. Il est également important d’adapter la qualité au public visé. Evitez de trop compresser un dossier à destination d’un client…
La compression de PDF étant une opération courante, de nombreux acteurs se sont développés sur le marché pour manipuler des PDF. Il existe donc de nombreux outils pour compresser vos PDF. Certains sont payant à l’instar du logiciel Adobe Acrobat mais il est possible de trouver diverses solutions gratuites. Windows propose également de nombreuses applications gratuites pour compresser vos documents.
Notre rédaction a établi pour vous un top 5 des meilleurs compresseurs de PDF. En voici le résultat :
- Smallpdf.com est gratuit, simple d’utilisation et rapide
- FileOpimizer offre une interface simple d’utilisation, intuitive et gratuite, est rapide et correspond à de multiples formats
- PDFCompress est simple d’utilisation, gratuit et vous donne la possibilité de télécharger directement le PDF compressé sur votre ordinateur, ce qui vous fait gagner du temps
- LightPDF est une plateforme PDF en ligne, la compression est très rapide et vous pouvez ensuite télécharger directement le document allégé sur votre ordinateur
- ILovePDF est un programme basé sur le Web utilise trois méthodes de compression, est facile d’utilisation et donne accès au service Cloud.
Veillez à vérifier que les logiciels, sites ou applications utilisés soient adaptés à votre outil de travail. Par exemple, les formats à utiliser sont différents d’un MAC à un PC.
Pour réaliser au mieux la compression de vos PDF, nous vous conseillons dans un premier temps de veiller à toujours garder la copie originale de votre PDF avant de la compresser. En effet, la compression d’un PDF est une action irréversible. De plus, la compression peut avoir effacé des commentaires qui avait été rajoutés sur le PDF. Une fois la compression réalisée, vérifiez donc que les commentaires soient toujours présents avant de transférer votre document.
Autres astuces pour réduire le poids d’un PDF
Il est également possible de réduire le poids de votre PDF en adoptant les bons comportements dès la création du document.
Votre attention doit se concentrer sur deux éléments :
- Les images
- Les polices
La première étape est la résolution d’image. En effet, les images gonflent le poids de votre document PDF. Faire varier leur résolution permet ainsi d’obtenir une image plus ou moins nette et donc légère.
Comme expliqué précédemment : vous devez adapter la qualité de votre document en fonction des effets souhaités. Si votre document est amené à être lu depuis un téléphone portable, vous pouvez alors délaisser la qualité de vos images pour réduire le poids de votre PDF sans déranger votre destinataire au niveau de sa lecture du document.
Mais les polices utilisées dans votre texte influencent le poids de votre PDF. En effet, chaque police pèse plusieurs centaines de KB. Vérifiez donc vos champs de saisie pour savoir si les polices utilisées seront ou non intégrées à votre PDF. Dès lors que votre PDF comprend un champ de saisie, n’utilisez que les 4 polices suivantes :
- Helvetica
- Times
- Courier
- Symbol
Pour avoir conscience de ce qui prend de la place dans votre fichier PDF, vous pouvez utiliser la fonction d’audit du fichier. Cette dernière vous permet d’avoir accès à la liste des éléments mangeurs de place dans votre fichier PDF ainsi qu’à leurs proportions. Cette fonctionnalité vous permet d’optimiser l’usage de votre PDF.
Vous avez à présent plusieurs paramètres en mains pour vous aider à alléger vos PDF. Vous gagnerez ainsi en temps et en efficacité !
