Le bureau d’un ordinateur est comme un bureau physique. Il sert à placer temporairement ce dont on a besoin dans l’immédiat ou dans un futur proche: fichiers récemment téléchargés, à partager ou à uploader. Une fois leur utilisation terminée, ils peuvent être classés ou supprimés.
L’organisation de ses documents sur son PC permet de les retrouver facilement et de gagner du temps. Plus besoin de taper cinq, dix, quinze fois différents noms pour retrouver un fichier.
Toutefois, on a déjà tous essayé de ranger le bureau de notre PC en organisant les dossiers pour abandonner peu après car il y a trop de choses à faire ou parce qu’on ne sait pas par où commencer.
Dans cet article, retrouvez cinq méthodes faciles à réaliser pouvant vous aider à mieux organiser vos documents sur votre PC.
Sommaire
1. Vider le bureau de votre ordinateur
Ce n’est pas la peine de mettre quarante fichiers sur le bureau de votre ordinateur. De un, ce n’est pas agréable à voir. Et de deux, avoir trop de dossiers sur le bureau peut saturer la mémoire vive de votre machine.
Selon Albert Einstein, un bureau désordonné reflète le désordre dans la tête et dans l’esprit de celui qui l’utilise. Pensez donc à toujours avoir un bureau virtuel presque vide et bien organisé.
Sur votre bureau, placez uniquement et temporairement les dossiers dont vous avez besoin dans l’immédiat comme les fichiers récemment téléchargés, à partager ou à uploader ou les documents à traiter en urgence. Lorsque le traitement de ceux-ci prend fin, classez-les et supprimez-les de votre bureau.
Vider le bureau de son ordinateur à chaque fois vous donne l’habitude de bien organiser vos documents au fur et à mesure. Cela permet aussi d’optimiser votre installation et gagner aussi en temps machine !
Si vous êtes obligé de laisser certains fichiers sur le bureau de votre ordinateur, pensez à installer des raccourcis car cela facilite l’accès aux dossiers concernés.
2. Limiter la création de dossiers
Lorsque vous organisez les dossiers sur votre ordinateur, pensez à toujours être minimaliste.
La hiérarchisation et la création de dossiers sont nécessaires pour pouvoir bien les classer. Pensez à bien hiérarchiser vos documents en utilisant des dossiers et sous dossiers. Toutefois, créer trop de dossiers différents ne vous aidera pas facilement à vous retrouver. Choisissez dès lors une hiérarchie simple mais efficace.
Créez le moins de dossiers possible et choisissez des noms de dossier qui ont un sens et que vous pouvez retenir facilement. Cela va vous permettre de gagner du temps et de retrouver facilement ce que vous cherchez.
3. Classer vos documents sur votre PC (2 techniques)
Il existe de nombreuses techniques pour classer ses documents sur son PC mais les plus courantes sont le classement des documents par projet et le classement des documents par type de fichiers.
Classement des documents par projet
Pour chaque projet, pensez à créer un dossier spécifique. Mettez dans ce dossier tous les fichiers qui vous sont nécessaires : les textes, les feuilles de calculs, les présentations ou encore les images. Dans ce cas, il vous suffit de chercher le nom du projet pour trouver ce dont vous avez besoin.
Classement des documents par type de fichiers
Ce type de classement consiste à regrouper en un même endroit les fichiers ayant les mêmes extensions. Vous pouvez classer tous les fichiers textes dans un même dossier, pareil pour les feuilles de calcul, les présentations, les images ou encore les fichiers musiques.
4. Bien choisir le nom de vos dossiers
L’objectif de bien nommer ses dossiers est de ne pas perdre de temps et de retrouver facilement les dossiers le moment venu. De ce fait, choisissez des noms faciles à retenir et qui décrivent au mieux vos documents.
Vous pouvez mettre la date de création de votre projet, le nom du projet ainsi que le type du document. Par exemple, “2022 06 17 Beta vente réalisée” pour la vente réalisée par l’entreprise Bêta en date du 17 juin 2022. Ceci est juste un exemple pour vous donner une idée de comment faire mais vous pouvez créer votre propre charte. Une charte facile à lire et à retenir.
5. Trier régulièrement vos documents
Le tri régulier permet d’identifier quels sont les dossiers à classer, quels sont ceux à archiver ou encore les dossiers inutiles. Vous pouvez définir la fréquence de tri en fonction de vos activités.
Les dossiers à classer
Les dossiers à classer sont des dossiers transitoires mais qui n’ont pas raison d’exister de façon permanente.
Mettez dans ce dossier tous les fichiers encombrant votre ordinateur mais qui demandent encore réflexion sur l’utilité de les garder ou de les effacer.
Vous pouvez également y mettre tous les dossiers ayant de nombreuses versions. Pendant le tri, pensez à ne garder que les versions les plus intéressantes de vos documents.
Les dossiers à archiver
Comme son nom l’indique le dossier à archiver peut contenir tous les fichiers que vous n’utilisez plus actuellement mais que vous ne voulez pas supprimer.
Ces fichiers peuvent être l’historique de vos anciennes activités, des dossiers clients.
Pour faciliter le classement de ces dossiers avant archivage, pensez à fusionner les PDF en ligne puis mettez-les sur le Cloud. Vous pouvez également les stocker dans des disques durs externes.
Attention, pensez à archiver les dossiers le plus tôt possible pour qu’ils ne s’entassent pas trop.
Les dossiers à supprimer
Mettez dans ce dossier tous les éléments dont vous n’avez plus besoin et qui ne font qu’encombrer votre ordinateur. Une fois terminée, envoyez tous ces documents à la corbeille. Avant de procéder à la suppression, vérifiez bien qu’aucun dossier ou fichier n’a été déplacé par erreur dans le dossier à supprimer.
Conclusion
L’organisation des documents dans son PC est une tâche à faire régulièrement et à ne pas négliger.
Elle vous aide à retrouver facilement vos documents et fichiers, mais aussi à voir ce qu’il faut jeter pour ne pas encombrer votre ordinateur.
Pendant l’organisation, prenez votre temps. Suivez juste les méthodes expliquées précédemment et le tour est joué. L’organisation de vos documents ne sera plus qu’un jeu d’enfant pour vous.
