La facturation est un pan important dans la vie des entreprises. Qu’il s’agisse des factures reçues de ses fournisseurs et prestataires ou des factures adressées à ses clients, leur traitement peut être facilité et même automatisé grâce à un OCR pour factures. De quoi s’agit-il ?
Sommaire
Qu’est-ce qu’un logiciel OCR ?
Un logiciel OCR est en capacité de détecter et de lire automatiquement un document, qu’il soit typographié ou manuscrit. Quelle que soit sa nature, il le convertit dans une version dématérialisée. La technologie OCR est ensuite apte à traiter le contenu.
Cet outil digital est désigné par l’acronyme OCR, pour Reconnaissance Optique des Caractères.
Tous les types de documents peuvent être soumis au logiciel de reconnaissance des caractères. Il est toutefois largement plébiscité pour les missions comptables liées à la facturation, qui, avec leurs forts enjeux, profitent pleinement de ses avantages.
Comment fonctionne un logiciel OCR factures ?
Un logiciel OCR parcourt les documents qui lui sont soumis dans leur ensemble. Pendant cette première lecture du document, il procède à la distinction de chaque élément.
Chiffres, lettres alphabétiques, caractères spéciaux, graphiques, tableaux… chaque signe détecté sur une facture ou tout autre document est comparé à un catalogue des caractères existants, grâce à l’intelligence artificielle et au machine learning.
Cette action permet au logiciel de comprendre des lignes, des paragraphes… et de distinguer la nature d’un document, dont les factures. Pour ces dernières, on parle de reconnaissance automatique de factures.
Le logiciel convertit alors le document pour en enregistrer une version dématérialisée et exploitable.
Après l’extraction des données des factures par OCR, elles peuvent être extraites, triées, classées puis traitées.
À qui s’adresse l’OCR facturation ?
Tous les professionnels émettent et reçoivent des factures. Ils sont tenus de tenir une comptabilité, strictement encadrée par des textes légaux.
Aussi, l’OCR pour factures peut être déployé dans les PME comme dans les grandes entreprises, et ce, dans tous les secteurs : industrie, agroalimentaire, santé, textile… et même le commerce ou la restauration quand il s’agit de dématérialiser par exemple, le ticket de caisse et le reçu en utilisant l’OCR.
Quels avantages à utiliser un logiciel OCR pour factures ?
Travailler avec un logiciel OCR pour factures procure de nombreux avantages aux utilisateurs.
Numériser et archiver ses factures
La numérisation des factures depuis un logiciel OCR est automatique. Elle apporte de l’harmonie aux documents : factures électroniques et factures manuscrites (bien que celles-ci soient de plus en plus rares) sont archivées et consultables sous le même format digital.
Faciliter les contrôles
Face aux flux des factures, il n’est pas rare d’avoir à faire face à des erreurs de saisie manuelle : informations manquantes ou erronées, doublons… Le logiciel OCR assure veille et contrôle, et permet de les repérer facilement. Les écarts et les impayés, lourdement préjudiciables à une entreprise, sont plus facilement détectables.
Éviter les erreurs de saisie
En comptabilité, de nombreuses erreurs surviennent lors de la saisie manuelle. Ce type d’erreur est évité grâce à la numérisation et à l’export de données depuis l’OCR.
Pour autant, les ressources humaines gardent leur rôle à jouer dans la facturation et les missions de contrôle.
Extraire et analyser des données
Parce qu’il découpe chaque partie d’un document, il devient facile d’extraire des données depuis le logiciel OCR.
Celles-ci peuvent ensuite être comparées avec d’autres éléments numérisés, compilées, exploitées. Des statistiques peuvent être établies, des graphiques étudiés pour mieux visualiser les résultats.
Gagner du temps pour des missions à forte plus-value
Numériser ses factures manuellement est une mission récurrente et chronophage. Confier cette tâche au logiciel OCR pour factures offre une économie de temps conséquente. Le système automatisé assure la gestion des factures en un temps limité par rapport à un traitement manuel. La productivité s’en trouve améliorée.
Le collaborateur peut alors se charger de missions à plus forte plus-value, ou plus complexes.
Aussi, trouver une donnée précise est plus facile et plus rapide en faisant ses recherches parmi des factures dématérialisées.
Économiser de la place et du papier
Les archives numériques permises par le logiciel OCR remplacent le stockage papier. Ce qui a l’avantage de ne pas prendre de place physique. Tandis que l’espace disponible dans les locaux professionnels est souvent compté, c’est un réel atout pour la vie interne à l’entreprise.
Cela contribue à limiter son empreinte carbone et à être en accord avec sa conscience verte. Celle-ci est aussi importante pour les collaborateurs que pour les clients.
Fluidifier le partage d’information
Les factures concernent principalement le service comptabilité. Mais d’autres collaborateurs de l’entreprise peuvent avoir besoin d’accéder à quelques données précisées sur celles-ci. Par exemple un commercial pour renouveler une commande client.
Les données électroniques stockées après leur conversion par l’OCR sont facilement accessibles aux personnes habilitées. Le service comptabilité s’en trouve décloisonné au sein de l’organisation interne.
La technologie du logiciel OCR optimise la saisie et l’enregistrement des factures avec une grande efficacité. Les volumes de données traitées sont conséquents et leur intégrité est préservée. Les logiciels OCR sont conçus de telle manière à garantir la sécurité et la confidentialité des données traitées.
Pour conclure
Les possibilités offertes par l’océrisation des documents permettent ainsi de gagner en efficacité pour un grand nombre de processus tout en limitant les erreurs humaines. Cette technologie auto-apprenante est aujourd’hui de plus en répandue et cela dans de nombreux secteurs tels que l’industrie ou la finance.
