Vous avez un projet à mener à bien dans votre entreprise ? Afin de pérenniser celui-ci mieux vaut s’armer d’un logiciel de gestion de projet performant et adapté à la taille de votre structure. Car un projet peut tout aussi bien être simple et peu chronophage, que complexe et demander une organisation sans failles pour respecter les différents jalons. Quel que soit votre cas, investir dans un logiciel de gestion de projet en entreprise offre de nombreux avantages. Regardons pourquoi et comment vous allez choisir le vôtre.
Sommaire
Logiciel de gestion de projet : comment ça fonctionne ?
Souvent nécessaire voire indispensable lorsque l’on souhaite faire gagner en efficacité et en efficience son entreprise. Le logiciel de gestion de projet est un incontournable de par sa polyvalence.
Cet outil, personne ne doit le subir. Il doit être un pilier qui soutient et favorise le travail d’équipe, les échanges, la planification et surtout optimise le temps alloué à chaque phase du projet.
Un logiciel de gestion de projet doit au minimum vous permettre de :
- Planifier quotidiennement les tâches.
- Planifier des jalons.
- Répartir les tâches.
- Permettre le suivi des actions.
- Gérer les ressources.
- Faciliter la communication entre les participants du projet.
- Suivre la rentabilité du projet.
- Obtenir une vision globale.
Les utilités d’un logiciel de gestion de projet et leurs avantages
Pour arriver à augmenter la productivité, le logiciel doit être utilisé comme un outil concret de pilotage. Il sera ainsi le moteur d’une communication fluide et permanente entre toutes les parties intéressées du projet. Permettant ainsi, un suivi régulier et toujours dans un souci d’organiser un travail participatif grâce au partage de documents.
Que l’on soit un entrepreneur indépendant, une PME ou même une entreprise faisant partie d’un grand groupe mondial, la gestion de projet est une fonction centrale. La faisabilité et le retour sur investissement voire l’amortissement font partie des premières préoccupations lorsque l’on commence à planifier un projet. Les fonctionnalités intégrées à ces logiciels permettent de définir les “lines critique” en partant des différentes tâches à effectuer et développent des visuels types diagramme de Gantt pour savoir se situer rapidement.
Avantage n°1 : l’organisation
Le principal avantage du logiciel de gestion de projet est de pouvoir structurer son projet et ainsi y apposer différents jalons qui permettent de le mener à terme. Il n’est pas rare de voir les meilleurs projets s’éterniser faute d’avoir une bonne organisation. Les logiciels de gestion de projet permettent une planification du moindre détail si vous le souhaitez. Attention toutefois à ne pas tomber dans l’excès, car cela peut s’avérer totalement contre-productif.
Avantage n°2 : répartir les tâches
Élément central pour la réussite de tout projet, la répartition des tâches doit être limpide et parfaitement définie. Grâce à un logiciel dédié à la gestion de projet, on peut très facilement visualiser la charge de travail par poste et ainsi que sa durée dans le temps. En optant pour une vue d’ensemble avec un Diagramme de Gantt, tous les collaborateurs se sentent pris en compte et on évite autant que cela est possible de prendre du retard.
Avantage n°3 : fluidifier les communications
La communication… C’est la base de tout. Avec un logiciel de gestion, toutes les personnes travaillant sur le projet peuvent se connecter via un chat. Il offre la possibilité de voir en temps réel l’avancée des tâches et permet également de recevoir des notifications pour être sûr de ne rien rater d’important.
Autre avantage lié à la communication, le travail collaboratif et participatif. Avec le partage de documents l’information ne connaît pas de goulot d’étranglement. Tout le monde peut consulter les documents et compte rendu au même endroit puisque tout est centralisé. Fini les interminables recherches dans sa boîte mail pour retrouver la dernière diffusion de documents.
Avantage n°4 : budgétiser le projet
Certains logiciels, comme celui proposé par Teamleader notamment, permettent de suivre précisément les temps alloués à chaque tâche. Ce qui offre l’opportunité de définir plusieurs taux horaires pour un même projet. Ainsi, on peut scinder son workflow (étude, réalisation, réunion d’avancement…) et créer des rapports qui donnent une vision à un instant T du projet. Au final, à tout moment vous avez la possibilité de visualiser s’il y a dépassement de budget ou non. Ce système permet également de pouvoir soit facturer les heures réelles de travail sur le projet soit de facturer au global.
Définir son cahier des charges pour bien choisir son logiciel
Comme pour n’importe quel investissement, avant d’acheter la première licence venue, il faut définir et border son besoin. L’entreprise voisine a acheté tel logiciel de gestion de projet et en est très contente ? C’est très bien, mais posez-vous la question si ce même logiciel est adapté à vos propres besoins et à la taille de votre structure. Pour choisir le logiciel adéquat, on peut s’aider d’une analyse fonctionnelle du besoin. Il faut répondre à des questions telles que :
- Qu’est-ce que le logiciel doit faire ?
- Quelles sont les contraintes extérieures et intérieurs ?
- Répond-il aux besoins de l’entreprise ?
- La licence d’utilisation est-elle globale ou sur un poste informatique unique ?
- Le logiciel doit-il avoir accès à Internet ?
- Comment peut-on exploiter les données (exportation vers Excel… ) ?
Il existe de nombreux logiciels de gestion de projet aujourd’hui sur le marché. Chacun ayant une ou des spécificités particulières pour pouvoir s’adapter à toutes les tailles d’entreprises et à tous les besoins. On y trouve deux grandes familles, les logiciels Offline et les logiciels SaaS. Les premiers ne nécessitent pas de connexion Internet, mais la mise à jour des données ne sera pas instantanée. Les deuxièmes sont des outils web auto-hébergés sur les serveurs du fournisseur de logiciel, ce qui les rend accessibles à tous moments à condition d’être connecté.
