pratiques et outils pour manager ses équipes à distance

Ce n’est pas facile d’être un manager. Non seulement vous êtes responsable des performances de votre équipe, mais vous êtes également chargé d’engager de nouveaux candidats.

Imaginez maintenant que votre supérieur direct le plus proche se trouve à 200 km de chez vous et que les membres de votre équipe vivent chacun aux 4 coins de la France. Pas de panique, découvrons les meilleurs conseils pour manager une équipe à distance !

Concevez votre processus de recrutement en tenant compte du facteur distance

La partie la plus importante de la constitution d’une équipe solide à distance est d’engager les bonnes personnes. Lors des entretiens avec les candidats, vous devez rechercher deux éléments principaux.

1) Un ensemble de compétences solides et pertinentes pour l’entreprise

Cela peut sembler évident, mais malheureusement, ce n’est pas toujours le cas. Trop souvent, les responsables embauchent des candidats sans avoir vu le résultat de leur travail au préalable. Lorsque votre embauche directe se fait à distance, vous n’avez pas toujours le luxe de travailler ensemble (en particulier lorsque vous êtes dans un autre fuseau horaire) . Vous devez donc avoir la certitude qu’ils peuvent accomplir les tâches de base de manière indépendante.

Vous pouvez par exemple donner aux candidats un court devoir à faire à la maison après leur premier appel de sélection.

2)  un candidat ayant une affinité pour le travail à distance

Il doit être enthousiaste au sujet de son organisation de travail. Vous pouvez aussi leur demander s’ils ont déjà travaillé à distance et ont l’habitude d’utiliser les outils propres à ce mode de fonctionnement.  Embauchez aussi des candidats qui partagent les valeurs de votre entreprise : les employés éloignés ont moins de possibilités d’assimiler la culture de l’entreprise, ils s’intégreront donc plus rapidement s’ils partagent à la base vos valeurs culturelles

Utiliser la vidéoconférence

vidéoconférence pour le teletravail

L’utilisation de la vidéoconférence permet de résoudre plusieurs problèmes courants rencontrés dans le travail à distance. Elle favorise aussi une bonne communication, car le langage corporel, la gestuelle sont essentiels pour bien comprendre un message.

Voir les membres d’une équipe par vidéo rappelle qu’on a affaire à de vraies personnes et non pas à des anonymes qu’on contacterait simplement par mail !

Il est aussi presque indispensable qu’un salarié en télétravail ait une connexion internet comme la fibre optique  pouvant supporter correctement la quantité de données nécessaires pour le bon fonctionnement de la visioconférence

Des objectifs précis pour une bonne visibilité

Concentrez-vous sur ce que les employés doivent accomplir. Privilégier les objectifs plutôt que les processus afin de créer une plus grande clarté pour les employés, et de susciter des niveaux d’engagement plus élevés.

L’un des principaux moteurs de l’engagement des employés est de voir leur travail contribuer aux objectifs de l’entreprise. Les employés qui ont confiance en l’importance de leur travail pour le succès de l’organisation se sentent aussi moins inquiets quant à leur sécurité d’emploi.

Exécution d’un audit des mots de passe

En matière de politique de sécurité, chaque organisation doit effectuer un audit des mots de passe pour vérifier les codes d’accès des employés.

Veillez toujours à ce que tous les mots de passe liés à votre entreprise soient stockés en toute sécurité, afin que votre organisation ne soit pas confrontée à des problèmes de perte ou vol de données !

À ce sujet, votre équipe peut utiliser Dashlane – gestionnaire de mots de passe avancé, un outil à la fois puissant et simple à manipuler.

Fixer des heures de travail, des heures de disponibilité

Les employés à distance sont plus autonomes et peuvent moduler plus facilement leur emploi du temps que pour un travail en entreprise. Toutefois, il appartient au responsable de fixer les attentes en matière d’heures de travail et de disponibilité. Dans le cas éventuel où une personne est constamment hors ligne pendant plusieurs heures de travail, une conversation par vidéo peut être nécessaire…

Envisager le stockage dans le cloud

Le facteur le plus important à prendre en compte lorsque vos employés travaillent à domicile est le stockage des informations de l’entreprise. Il est donc important de s’assurer que le stockage du contenu n’est pas effectué localement. Pour cela, les entreprises peuvent encourager leurs employés à utiliser des applications basées sur le cloud pour la sécurité des données. C’est aussi un excellent moyen de partager les informations entre les différents membres.

Suivi des actions

Sans la possibilité de vérifier l’avancement des travaux, votre entreprise risque de perdre en cohésion. Une façon pour chacun de rester en phase avec les actions et les priorités à gérer est de construire un plan de projet et une liste d’actions partagés.  Assurez-vous toujours que la liste d’actions indique  le responsable de l’action à réaliser et la date d’échéance.

Assurez-vous de disposer des bons outils

Si l’entreprise s’engage dans une organisation de travail à distance, il vous appartient à vous manager de veiller à ce qu’elle soit dotée du bon environnement de travail. Outre la chaise et le bureau, vous devez les équiper d’un bon PC, d’un écran, d’un système de vidéoconférence, d’un chat, d’une messagerie électronique, d’un système téléphonique professionnel, d’un  partage de fichiers et d’outils de collaboration.

Les employés qui ne disposent pas des bons outils ne pourront pas donner le meilleur d’eux-mêmes et seront rapidement frustrés par leur méthode de travail à distance.

 

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