Hôtel indépendant : zoom sur les logiciels de gestion

La digitalisation est aujourd’hui plus qu’un simple atout pour une entreprise ! Concrètement, elle est devenue incontournable et vitale et constitue un véritable avantage concurrentiel dans les secteurs où elle n’a pas été totalement accomplie par les entreprises. Notons que ce virage digital s’applique à quasiment tous les secteurs d’activités, dont celui de l’hôtellerie, de la restauration et du tourisme (HRT). Ainsi, si vous êtes propriétaire d’un hôtel indépendant, le digital ne manquera pas de décupler votre performance et compétitivité tout en vous aidant à automatiser toutes les tâches stratégiques. Le logiciel de gestion hôtelière est donc l’un des principaux piliers sur lesquels repose votre digitalisation.

Logiciel de gestion hôtelière : de quoi parle-t-on exactement ?

Le logiciel de gestion hôtelière est devenu incontournable pour les établissements hôteliers soucieux d’optimiser la gestion de leur activité. Aussi connu sous le nom de PMS, le sigle de Property Management System, cet outil digital a pour objectif premier la fluidification de la gestion des réceptions, telles que :

  • les réservations,
  • l’enregistrement des départs et arrivées,
  • la facturation,
  • la tarification et l’attribution des chambres…

Les avantages d’un logiciel de gestion hôtelière

Il permet ainsi à son utilisateur d’accéder à une plateforme logicielle remplaçant les processus classiques sur papier ou sur tableur, lesquels sont aussi chronographes que fastidieux. Étant en osmose avec les exigences des utilisateurs, le système PMS ne cesse de se perfectionner. Désormais, les fonctionnalités qu’il met à disposition des hôteliers indépendants vont bien au-delà de celles proposées par sa version d’antan. Plus qu’un simple logiciel de gestion hôtelière, le PMS d’aujourd’hui est aussi axé sur l’expérience utilisateur. Il offre à chaque client la possibilité de suivre ses étapes et son parcours au sein de l’établissement. Puis, de par sa capacité à se connecter à d’autres outils digitaux (logiciel de comptabilité, channel manager, yield management, logiciel de distribution…) et à s’intégrer avec chaque service sur site, un système PMS constitue le noyau central de l’écosystème informatique de tout établissement hôtelier.

La gestion de votre établissement hôtelier sera ainsi grandement facilitée grâce à un logiciel pour hôteliers vous donnant accès à une vision globale du planning, la gestion des réservations, la facturation, la communication et l’analyse. C’est par exemple le cas d’Amenitiz, qui s’adresse principalement à des hôtels, chambres d’hôtes, B&B, hôtels-boutiques indépendants de petite et moyenne taille.

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Les PMS basés sur le Cloud

Notons par ailleurs que si les PMS étaient autrefois gérés sur site, la majorité d’entre eux sont désormais basés sur le Cloud, c’est-à-dire administrés par les fournisseurs eux-mêmes. Les PMS Cloud pour l’hôtellerie sont généralement commercialisés en mode abonnement et le coût varie en fonction du nombre de chambres. Il vous est ainsi possible de minimiser significativement vos coûts informatiques grâce à un logiciel pour hôteliers Cloud, mais aussi de simplifier votre infrastructure. D’ailleurs, un tel logiciel se révèle financièrement accessible et vous évitera de gérer manuellement vos mises à jour. Bien sûr, chaque nouvelle version dont le fournisseur vous fera profiter s’accompagnera d’un panel de nouvelles fonctionnalités pouvant contribuer à l’amélioration de votre efficacité opérationnelle, de votre productivité et de l’expérience client.

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un PMS ?

Afin d’assurer une administration cohérente, complète et infaillible de votre hôtel indépendant, un système PMS offre un large panel de fonctionnalités. Concrètement, ces dernières diffèrent sensiblement d’un fournisseur à l’autre, mais parmi celles sur lesquelles vous ne devez en aucun cas faire l’impasse, on cite principalement la gestion des réservations. Cette fonctionnalité permet la personnalisation des réservations des clients, l’automatisation de l’assignation des chambres… Elle vous permet de créer un fichier personnalisé dans lequel vous mentionnerez tous les détails concernant chaque client ainsi que ses désirs, ses préférences, son régime alimentaire…

La facturation est aussi l’un des modules sur lesquels votre attention doit se porter avant l’achat d’un PMS. Précisons que cette fonctionnalité a été conçue de façon à faciliter la mise en place des tarifs, des offres et des promotions. Elle apporte de surcroît de la valeur ajoutée à la création de factures et à la gestion des paiements. Un système PMS doit par ailleurs vous permettre de gérer efficacement les check-in et les check-out, une gestion qui requiert une organisation sans faille. Une telle fonctionnalité a pour objectif premier le suivi :

  • des arrivées (prévues ou imprévues),
  • des arrivées de groupe,
  • du mémo client,
  • de la liste des check-in du jour,
  • des départs (prévus ou imprévus),
  • de la facturation des extra lors du départ
  • la vérification des chambres au moment du rendu de la clé,
  • la facturation finale, etc.

Quoi qu’il en soit, un système PMS constitue un investissement aussi rentable et censé, mais sous réserve qu’il rassemble toutes les fonctionnalités clés dont vous aurez besoin. Néanmoins, face à la multitude de fournisseurs de PMS d’aujourd’hui, il est normal que vous ne sachiez pas vers qui vous tourner. C’est pourquoi nous allons vous donner quelques exemples de PMS susceptibles de correspondre à vos besoins.

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Amenitiz

Amenitiz est un système PMS qui se destine exclusivement aux établissements hôteliers indépendants de petite ou moyenne taille. Disponible à partir de 40 €/mois, il est conçu sur l’idée que les hôteliers devraient être en mesure de gérer efficacement chaque aspect de leur propriété, allant notamment des finances à l’inventaire. Amenitiz vous offre donc une vue panoramique de tout ce qui se passe dans votre hôtel et exerce son attrait de par ses rapports très détaillés ainsi que sa facilité d’utilisation. Il propose un tableau de bord depuis lequel l’utilisateur peut accéder aux informations relatives à chaque client, mais aussi pour gérer et automatiser l’attribution des chambres. À cela s’ajoute la gestion de paiement, le suivi des factures en cours, l’envoi des factures… qui se font en seulement quelques clics. Amenitiz intègre par ailleurs une fonctionnalité au moyen de laquelle vous pouvez établir vos rapports fiscaux et comptables. Sa valeur ajoutée réside dans sa suite de solutions comprenant un channel manager et un créateur de site web clé en main auquel vous pouvez intégrer un moteur de réservations directes.

Business Plus Accounting Hotel

Business Plus Accounting Hotel est un logiciel couvrant tout un spectre de fonctionnalités qui ne manqueront pas de faire le bonheur des hôteliers indépendants :

  • Suivi des réservations
  • Traitement de paiements
  • Gestion de la comptabilité
  • Suivi des transactions et paiements
  • Module de restauration et de point de vente
  • Mise en place d’un programme de fidélité, etc.

C’est une solution de gestion hôtelière configurable sur-mesure et multi-utilisateur, ce qui permet à son utilisateur de proposer à ses clients une expérience distinguée. Business Plus Accounting Hotel n’est malheureusement pas disponible en version gratuite, mais propose par contre à ceux qui souhaitent s’y abonner un essai gratuit.

HotelMinder

À l’instar d’Amenitiz, HotelMinder se dédie aux établissements hôteliers indépendants de taille moyenne ou de petite taille. Il s’agit également d’une solution tout-en-un intégrant un module de création de site web avec moteur de réservation. À cela s’ajoutent son gestionnaire des canaux et de réservations, ses modules de tarification aussi flexibles et dynamiques, son gestionnaire de l’entretien ménager…

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