Les ressources informatiques sont désormais indispensables pour l’organisation du travail en entreprise, peu importe l’envergure ou le secteur d’activité de cette dernière. Leur ensemble est plus communément appelé “parc informatique“. Il est primordial pour tout dirigeant d’assurer une gestion réfléchie et efficace de ce parc en entreprise s’il entend préserver/améliorer la productivité des différents actifs. Comment bien gérer le parc informatique d’une structure ?
Sommaire
Que regroupe le parc informatique ?
Un parc informatique regroupe l’ensemble des ressources logicielles et matérielles qui composent le réseau informatique de l’entreprise. Les ressources logicielles sont composées des applications, des logiciels, des systèmes d’exploitation, des licences de chaque solution informatique, du système d’hébergement ou de sauvegarde cloud, des données informatiques actives ou archivées, etc. Quant aux ressources physiques, elles comprennent les téléphones, les postes de travail mobiles ou fixes, les unités centrales et les accessoires liés (clavier, souris, écran…), les périphériques (scanner, tablettes, imprimantes, disques durs externes, clés USB, caméra, microphone de visioconférence). Les serveurs simples, les serveurs NAS, le réseau physique et ses équipements (modem, Wi-Fi, firewall, switch, sondes de température…) font également partie des actifs informatiques de l’entreprise.
Pourquoi faut-il bien gérer le parc informatique de son entreprise ?
Que ce soit pour la communication interne en entreprise, le recensement et la gestion des données clients ou fournisseurs ou encore l’optimisation des interventions des techniciens sur le terrain, le parc informatique est forcément sollicité. Étant donné qu’il permet de contrôler le flux des informations essentielles au déroulement des activités en entreprise, il est crucial de surveiller en permanence le fonctionnement de ce parc. Cela renforce la sécurité des données, garantit la durabilité des réseaux/équipements informatiques et permet aux collaborateurs de bénéficier d’actifs sur mesure présentant une utilisation confortable.
On obtient également une meilleure maîtrise des coûts de fonctionnement du système informatique, ce qui permet des économies non négligeables pour l’entreprise. À condition de disposer d’experts qui maîtrisent le processus, la gestion des actifs informatiques en entreprise peut être réalisée en interne. Quand on ne dispose pas d’un service informatique dédié à cette tâche, la solution est de solliciter un expert en infogérance sur Paris afin d’externaliser la gestion du patrimoine informatique.
L’entreprise peut alors se focaliser sur son cœur de métier en étant sereine concernant la sécurisation et le bon fonctionnement du matériel et des logiciels. L’infogérance peut se dérouler à distance ou sur site selon les besoins spécifiques de chaque structure. De nombreux services sont fournis :
- audit du parc informatique,
- réalisation d’une charte informatique de la société,
- administration des serveurs et des équipements réseau,
- contrôle du système de sauvegarde sur le cloud (automatique),
- sensibilisation des utilisateurs aux bonnes pratiques de gestion,
- maintenance préventive du système informatique.
Les interventions permettent une réduction significative des risques de pannes et une meilleure réactivité en cas de dysfonctionnements, ce qui évite des pertes de chiffre d’affaires dû à un blocage des activités.
Le processus de gestion d’un parc informatique en entreprise
Assurer l’entretien et l’optimisation du système d’information passe par trois étapes essentielles :
- le recensement des besoins et l’identification des ressources informatiques de la société,
- le suivi des actifs informatiques,
- la maintenance du parc informatique.
Identifier l’ensemble des ressources informatiques et les besoins de l’entreprise
À cette étape, il faut recenser et localiser de manière exhaustive et précise tous les actifs concernés. Généralement, c’est le CMDB ou Configuration Management Data Base qui est utilisé. Toutes les informations relatives aux différents postes de travail, aux solutions logicielles et aux équipements réseau doivent être mentionnées dans une base de données. Il s’agit entre autres des numéros de série des équipements, des caractéristiques techniques de chaque accessoire physique, des spécificités de chaque service informatique, de la date d’achat, de la date de fin de garantie, de l’état du matériel, des éventuelles réparations d’appareils, des licences, des mots de passe, des protocoles de sécurité, des éventuels contrats d’infogérance, etc.
Il faut également associer chaque élément du parc à une utilisation bien précise. Cet inventaire du matériel informatique doit être constamment actualisé au fil de l’évolution des activités de l’entreprise. Toutes ces données ne peuvent pas être efficacement consignées dans un fichier Excel, il faut pour cela recourir à un logiciel de gestion de parc informatique. Selon le secteur d’activité, il existe aujourd’hui différents logiciels spécialisés qui sont proposés.
L’intuitivité de la solution, la facilité de prise en main, le caractère évolutif du logiciel ou la prise en compte du CMDB par l’outil sont autant de critères pour vous aider à faire le meilleur choix. Un inventaire à jour permet au gestionnaire de connaître à tout moment l’état de son matériel afin de mieux prévoir des réparations, des remplacements ou un développement du réseau informatique.
Suivre le parc informatique
Une fois que tous les éléments sont identifiés, il est désormais plus facile de surveiller le fonctionnement de chacun d’entre eux. Idéalement, le suivi proprement dit est précédé d’une phase d’audit. L’audit des actifs informatiques permet de se faire une idée claire de la performance globale du système. Pour cela, il faut réaliser une analyse des différents serveurs, réaliser des tests de performance du réseau informatique physique, vérifier les systèmes de sauvegarde et de sécurité des données.
Le gestionnaire informatique dispose alors d’un ensemble d’indicateurs techniques pour se repérer et analyser au fur et à mesure l’efficacité de son plan de suivi. Ce monitoring spécifique permet d’anticiper efficacement les différents problèmes informatiques. Il permet également d’adopter une démarche de résolution plus pertinente lorsqu’une panne intervient.
Réaliser la maintenance du parc informatique
Il faut s’assurer que les appareils et logiciels restent fonctionnels à tout moment. Pour faciliter la maintenance du parc de machines informatiques, il est judicieux de standardiser les accessoires. Il ne s’agit pas forcément de renouveler son parc avec les mêmes modèles de machines. Il est plutôt conseillé de définir des profils postes par groupe d’utilisateurs ou par département. Chaque collaborateur possède ses besoins spécifiques en matière d’équipement informatique selon les exigences de ses tâches, il faut donc en tenir compte pour lui proposer des solutions sur mesure et performantes. D’autre part, les mises à jour des logiciels de gestion en entreprise doivent être régulièrement effectuées pour renforcer la sécurité des flux de données.
Dans l’idéal, il est conseillé d’automatiser ces opérations pour corriger les failles de sécurité des programmes couramment utilisés. À défaut, l’installation des antivirus de dernière génération est vivement conseillée. Les machines physiques du parc doivent également être renouvelées une fois arrivés en fin de cycle de vie (par exemple 5 ans pour un PC fixe et 3 ans pour un portable). Cela permet de profiter du potentiel maximum de l’infrastructure informatique.
