Toute entreprise a l’obligation de payer ses travailleurs à bonne date. Pour ne pas faire d’erreurs, toute une organisation doit être mise en place pour gérer au mieux les rémunérations du personnel. La gestion de paie nécessite la collaboration du service comptable et de la direction des ressources humaines (RH). Les tâches à effectuer dans ce sens s’avèrent quelque peu complexes, surtout lorsque l’effectif des salariés est considérable. Pour simplifier le processus de gestion de paie, de nombreuses solutions s’offrent aux entreprises.
Sommaire
Gestion de paie : un logiciel en interne
La dématérialisation de la fiche de paie se fait à l’aide d’un outil numérique dédié à cette fin. C’est le cas des logiciels de gestion de paie utilisés en interne. Ils s’installent sur les ordinateurs professionnels et sont accessibles à qui de droit. Ils offrent plusieurs fonctionnalités qui leur permettent, non seulement d’éditer des bulletins de paie numériques, mais aussi d’alléger les comptables de certaines tâches.
Sont disponibles pour une utilisation au sein des établissements les logiciels de paie gratuits, les logiciels de paie standards et les logiciels de paie à SIRH (Système d’Information sur les Ressources Humaines) avancé. Une micro-entreprise ou une toute petite entreprise (TPE) peut se tourner vers un logiciel de paie 100% gratuit pour gérer les rémunérations sans coût. Avec cet outil, l’utilisateur devra s’attendre à des fonctionnalités de base comme l’édition de la fiche de paie. Les informations devront être insérées dans le logiciel de façon manuelle. Le nombre de fiches éditables est le plus souvent limité à une dizaine par mois. Cette solution est très pratique pour les PME. Les services RH de ces entreprises peuvent ainsi tout centraliser. Cela permet de voir les absences, les congés, mais aussi le suivi du temps du travail. Le tout aura un impact immédiat sur la paie.
Quant aux logiciels de paie standards, ils sont payants et offrent d’autres possibilités à l’utilisateur : la préparation du bulletin, le calcul de la paie, etc. En ce qui concerne les logiciels à SIRH avancé, ils servent à accomplir toutes les tâches que nécessite la gestion de la paie. De plus, ils sont utiles pour gérer les RH. Bien des entreprises en font par exemple usage pour organiser les départs en congés.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de paie en interne reste néanmoins une solution simple à privilégier pour avoir sa base de données sur un matériel à portée de main. L’entreprise peut ainsi accéder et manipuler ses données à souhait.
La dématérialisation des fiches de paie
L’heure est à la transformation digitale dans le monde professionnel depuis quelques années. En France, la loi El Khomri institue en 2009 le bulletin de paie électronique. La dématérialisation de document a été précisée par la loi Travail de 2016, applicable depuis le 1er janvier 2017. Ce dispositif légal donne la liberté à l’employeur de décider unilatéralement de fournir à ces travailleurs des fiches de paie électroniques. En revanche, il doit informer les salariés que c’est sous ce format numérique qu’il leur remettra les prochains bulletins de paie.
Le but de cette loi est de simplifier les processus des rémunérations au sein des entreprises. La dématérialisation du bulletin de paie se présente comme une nécessité pour toute entreprise qui envisage de consacrer moins de temps et de ressources à ce processus. Cette solution facilite le travail d’équipe entre le comptable et le directeur des RH. Pour la mettre en place, quelques règles sont toutefois à respecter. La dématérialisation de la fiche de paie doit se faire dans les conditions qui garantissent l’intégrité du document, la protection des données et leur disponibilité pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le travailleur ait 75 ans.
Pour répondre à ces conditions, l’usage d’un coffre-fort électronique est indispensable. Il s’agit d’un espace virtuel sécurisé accessible grâce à un code. Pour accéder à son bulletin de paie numérique, le salarié devra ouvrir son coffre-fort numérique personnel. Il peut ainsi lire le document, le télécharger et même l’imprimer.
Un logiciel de gestion de la paie en ligne
Certains logiciels de gestion de la paie sont conçus pour être utilisés en ligne. Contrairement aux outils précédemment évoqués, ils ne s’installent pas sur les ordinateurs au sein de l’entreprise. Avec cette solution, le service est payé à travers un abonnement selon lequel le coût de chaque fiche de paie est fixé. Les logiciels de gestion de la paie en ligne ont l’avantage d’être très simples à utiliser, les paramètres et mises à jour étant assurés par le prestataire. Ce dernier héberge les données dans le cloud et garantit leur disponibilité à tous les toutes les personnes qui y ont droit.
Avant de choisir un logiciel de gestion de la paie en ligne, il faut toutefois faire attention aux garanties de cybersécurité assurant la protection des données sur le web. Il est recommandé de choisir des hébergeurs nationaux. Ceux-ci disposent de certifications qui prouvent que leurs installations sont conformes au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et autres normes. Les logiciels de gestion de la paie en ligne les plus efficaces sont ceux qui qui calculent automatiquement des cotisations sociales, établit les charges patronales, génère des bulletins, etc.
L’externalisation de la gestion de la paie
L’externalisation de la gestion de la paie est une solution des plus simples. Elle est choisie aussi bien par les TPE que par les grandes sociétés pour des raisons différentes. Les petites structures y ont recours du fait du manque d’un budget conséquent. Pour une entreprise de taille modeste, le coût du service offert par des prestataires externes est moindre par rapport à ce que coûterait toute une équipe de salariés. Les grandes organisations, elles, externalisent la gestion de la paie de leurs travailleurs pour gagner du temps. Cette option permet à la direction des ressources humaines et au service comptable à se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
L’externalisation est dite totale lorsque l’entreprise confie toutes les tâches entrant dans le cadre de la gestion de la paie à une structure externe. Dans ce cas, l’entreprise n’aura besoin que d’une imprimante professionnelle pour imprimer les fiches de paie, au besoin. L’externalisation partielle implique la prise en charge d’une partie des tâches par le prestataire. Dans bien des cas, cela consiste en la mise à disposition de l’entreprise, d’un logiciel de gestion de paie.
