Il y a ceux qui organisent la formation, et il y a ceux qui la suivent. Dans les deux cas, une formation, ça se prépare en amont et ça ne s’improvise pas. Plusieurs semaines, voire plusieurs mois avant l’événement, il est déjà temps d’y penser. Réfléchir au contenu, aux participants, au matériel, au bilan. Pour ne pas se planter le jour J, il y a certains points sur lesquels il faut être vigilant.
Sommaire
Organiser une formation professionnelle, les étapes à suivre
La première étape lors de l’organisation d’une formation est encore de définir le sujet de celle-ci et ses objectifs pédagogiques. Mais une fois que cela est fait, l’organisation de l’événement peut être un petit peu plus compliquée. Pour avancer correctement et ne rien oublier, on avance étape par étape.
Définir sa cible et le nombre de participants
À qui dois-je m’adresser ? C’est l’une des premières questions que vous devez vous poser. Vous devez de prime abord définir le profil de votre cible en fonction des compétences que vous souhaitez leur transmettre au cours de cette formation. Ensuite, définissez le nombre maximum de participants pour cet événement. Si vous comptez transmettre beaucoup de théorie, la formation peut tout à fait se faire dans une grande salle, voire même dans un amphithéâtre, pour accueillir le plus de monde possible. En revanche, si vous comptez faire de la pratique, le nombre de participants devra être plus réduit pour que vous puissiez vous occuper correctement de chacun. Entre 5 et 10 personnes dans l’idéal, dans ce cas-là.
Quid des outils à utiliser ?
Que vous comptiez faire de la théorie ou de la pratique, dans tous les cas, il va falloir équiper vos participants. Dans certaines salles, des ordinateurs sont à disposition, mais cela reste tout de même assez rare. Le plus simple et le mieux pour avoir du matériel informatique dernier cri reste encore de le louer.
On se tourne vers les tablettes ou les iPads pour cela, et on oublie les ordinateurs. Les interventions pourront y être consultables aisément, ainsi que les diaporamas ou toute autre illustration. C’est léger, facile à utiliser et à ranger. Attention tout de même à vérifier lors de la location d’un iPad ou tout autre matériel, que ça puisse rentrer dans le budget prévu initialement pour la formation.
Établir le programme de la formation
Qu’elle se déroule sur quelques heures ou sur plusieurs jours, votre formation doit avoir un programme fixe. Le mieux est de vous établir un programme heure par heure, en notant les différentes prises de parole, les temps de pose (toutes les 90 minutes), les questions-réponses et toutes les autres choses que vous souhaitez y intégrer. Pensez à laisser une marge de 10 minutes à chaque fois, pour ne pas être surpris par le temps. Et à garder l’heure près de vous durant toute la formation.
Il est conseillé de faire parvenir cet emploi du temps aux participants, pour qu’ils sachent à quoi s’attendre et pour qu’ils respectent les horaires lorsqu’ils le doivent.
Variez les méthodes
S’ils doivent rester une journée entière les fesses sur une chaise à ne rien faire et à ne rien dire, vos participants risquent de bien vite s’endormir. Alors pour les capter tout au long de votre formation, prévoyez différents types de supports : documents papier, PowerPoint, courtes vidéos.
Utiliser l’humour, pourquoi pas. Et encouragez-les à participer, ils en apprendront encore plus comme cela. Vous pouvez également prévoir des exercices ou des ateliers, à faire seul, à deux ou en groupe. Plus votre formation sera ludique, plus les participants en ressortiront grandis. Si vous voulez aller plus loin encore, voyez s’il est possible de tourner votre formation en jeu, le temps de quelques heures. En escape game, peut-être, ou en course d’orientation.
Choisir la date, l’heure et le lieu
Une fois le programme établi, vous savez désormais sur combien de temps votre formation doit se dérouler. Vous pouvez alors chercher un endroit à louer pour l’événement, en fonction du nombre de participants prévus, du temps de la formation, et du moment auquel vous souhaitez l’organiser.
Inviter les salariés à y participer
Si vous organisez une formation en interne, la communication autour de celle-ci sera plus évidente. Vous pouvez inviter (de manière obligatoire ou non) vos salariés à suivre la formation via un mail ou un courrier. Si en revanche vous organisez une formation ouverte à tous, et notamment aux extérieurs, alors la communication par les réseaux sociaux est la meilleure solution. Vous pouvez également réaliser des flyers à distribuer ou des affiches à placarder. Ensuite, c’est le bouche-à-oreille qui profitera à votre événement.
Et du côté participant ? Savoir se préparer à suivre une formation professionnelle
Votre manager vous y a obligé, ou alors vous avez pris la décision de vous-même : dans quelques jours, vous suivrez une formation professionnelle. Oui, mais voilà, hors de question d’y aller les mains dans les poches et la tête ailleurs. Pour que la formation vous soit bénéfique, il y a quelques règles à respecter avant de s’y rendre.
Pourquoi moi ?
C’est une question que vous vous êtes sans doute posée lorsque vous avez appris la nouvelle. Pourquoi moi ? Si vous avez été choisi pour suivre une formation professionnelle, c’est qu’il y a une bonne raison. Avant de partir en formation, prenez le temps de discuter avec votre supérieur à ce propos. En quoi la formation va-t-elle vous aider vous, mais aussi vos collègues de travail ? Comment pourrez-vous par la suite partager vos acquis suite à cette formation ?
Ne rien oublier
Du matériel, il y en aura peut-être sur place le jour de la formation. Mais dans le doute, préparez dans votre sac un bloc-note et un crayon. Votre ordinateur ou votre tablette sinon.
N’oubliez pas de relire votre convocation pour vérifier la date, l’heure et l’adresse. Ainsi que les documents à ramener au besoin et le programme de la formation. Cela vous aidera à vous mettre en condition.
Au bureau, prévenez vos collègues de votre absence pour une bonne gestion du travail. Et, dans le doute, programmez un gestionnaire d’absence sur votre boîte mail.
