Facturation électronique

La loi n° 2019-1479, article 153 de la loi de finance 2020 pour 2021 prévoit la mise en place progressive de la facturation électronique obligatoire entre les entreprises assujetties à la TVA. Ainsi, elles ne pourront plus émettre ni recevoir de factures papier. Elles devront ensuite transmettre les données contenues dans ces factures aux autorités fiscales pour la collecte et le contrôle de la TVA.

Cette obligation a pour but de lutter contre la fraude à la TVA. Bien que de nombreuses questions sur cette obligation demeurent encore en suspens, les entreprises concernées peuvent d’ores et déjà se préparer à ce changement en prenant connaissance du calendrier de mise en œuvre et en commençant dès maintenant le processus de dématérialisation de leurs factures.

Contexte et calendrier de mise en œuvre

Un rapport a été soumis au Parlement français concernant les conditions de mise en œuvre des obligations de facturation électronique, l’identification et l’évaluation des solutions techniques, juridiques et opérationnelles ainsi que certaines contraintes pour les parties prenantes. Le gouvernement a alors déposé début novembre 2020 un amendement législatif dans le cadre du projet de loi de finances pour 2021 visant à préciser les modalités d’application de ces obligations de facturation électronique. L’amendement a été adopté par l’Assemblée nationale en première lecture.

En vertu de la législation, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir et d’émettre des factures électroniques à compter du 1er janvier 2023. Le calendrier de mise en œuvre dépend de la taille de l’entreprise :

  • 1er janvier 2023 pour les grandes entreprises
  • 1er janvier 2024 pour les entreprises de tailles intermédiaires ou ETI
  • 1er janvier 2025 pour les PME et les TPE

Méthodes pour réussir son projet de dématérialisation

Facturation électronique

La facturation fait partie des postes clés de toute entreprise. Avec cette obligation, il faut dématérialiser tout un processus. Afin de mettre en place efficacement l’e-facturation dans son organisation, il est primordial de faire les bons choix et d’adopter la bonne méthode. Pour ce faire, choisissez un logiciel de devis gratuit pour créer des factures aisément et simplement. Avec ce type d’outil, il est possible d’émettre rapidement des factures, mais aussi des devis clairs et professionnels en quelques minutes seulement. De plus, l’envoi des documents depuis le logiciel de facturation se fait en un clic. Un autre avantage non négligeable d’un logiciel de facturation est qu’il permet de gérer les factures récurrentes en créant des templates qu’on peut réutiliser autant qu’on le souhaite.

Attention, il ne suffit pas de choisir n’importe quel logiciel de devis gratuit. En effet, il est de rigueur de s’assurer du sérieux de la plateforme choisie pour traiter des documents aussi sensibles que les factures et les devis d’une entreprise. Il est important de vérifier la notoriété de la plateforme. Il est conseillé d’en choisir une qui est transparente sur l’avis des utilisateurs concernant son service. Il est également recommandé d’opter pour un logiciel qui permet de demander une démo personnalisée afin de s’assurer que ses fonctionnalités répondent à ses besoins et s’adaptent aux valeurs de son entreprise.

Pour réussir la transition vers la dématérialisation complète des factures, il faut opter pour un logiciel polyvalent que l’on peut utiliser sur différents supports : PC, Mac, smartphone, tablette. Il faut également s’assurer que ce logiciel de gestion des factures peut être utilisé hors connexion et à plusieurs, simultanément. Et enfin, un bon logiciel de facturation est un logiciel qui met à disposition un support client disponible et gratuit. Ainsi, en cas de problème, un conseiller sera toujours disponible pour aider à trouver des solutions.

Les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises

Facturation électronique

Le passage à l’e-facturation revêt des avantages indéniables pour les entreprises.

Moins de papier, moins de coûts directs

L’absence de papier élimine de nombreux coûts :

  • le traitement des factures
  • l’impression
  • l’encre
  • le coût d’envoi de la facture aux clients
  • les coûts liés à l’archivage des documents (papier, espace de stockage physique, etc.)

Gain de temps

La transmission des factures par voie numérique entraîne l’automatisation de certaines tâches de facturation, de comptabilité et de paiements en ligne. La facturation électronique augmente également la vitesse de traitement et ainsi la productivité des employés.

Une meilleure traçabilité

Chaque document est facilement identifiable grâce au numéro d’identification de la facture. Le contrôle de l’administration fiscale devient également une simple formalité grâce à la dématérialisation des factures.

Une efficacité accrue

Dématérialiser les factures permet de gérer les flux entrants et sortants grâce à un logiciel disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Comme certains logiciels intègrent des systèmes de paiement en ligne, les délais de paiement deviennent ainsi plus courts.

Moins d’erreurs et de litiges

Les logiciels ne font pas d’erreurs de calcul, les risques de faire des erreurs en automatisant le processus de facturation sont ainsi minimes par rapport à l’utilisation d’Excel qui nécessite d’entrer les données à la main par exemple. Il est possible, entre autres, d’éviter les doublons. Il suffit de configurer l’outil et de le laisser se charger du reste pour une meilleure gestion financière de l’entreprise.

En outre, la dématérialisation permet de bénéficier d’une sécurité accrue :

  • La signature électronique ou le système EDI garantissent l’intégrité de la facture
  • Les logiciels de dématérialisation des factures permettent de suivre et de contrôler systématiquement les opérations
  • Un coffre-fort électronique conforme permet de sécuriser le stockage des données dans le nuage

Il va sans dire que la dématérialisation des factures permet de sécuriser les échanges commerciaux.

Outre tous ces avantages, la facturation électronique facilite les déclarations de TVA grâce au préremplissage.

Déclaration aux autorités fiscales

Il convient de noter que l’obligation de fournir des factures électroniques aux entreprises est combinée avec l’obligation de transmettre les données de ces factures électroniques à l’administration fiscale. La législation clarifie le champ d’application de l’obligation de déclaration électronique de l’administration fiscale française concernant :

  • la transmission de données concernant les transactions interentreprises ;
  • la transmission de données concernant les transactions entre entreprises et consommateurs ;
  • la transmission de données concernant les transactions avec des opérateurs étrangers ;
  • le statut de paiement des factures.
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