Chaque année, les entreprises doivent établir des comptes annuels. Ce dossier regroupe trois documents essentiels : le compte, le bilan et l’annexe comptable. La notion sur laquelle nous allons nous concentrer ici est le bilan comptable. Ce document contient deux parties, l’actif et le passif, qui permettent de faire état de la situation financière d’une entreprise. Sa réalisation vous permettra d’avoir une vision plus claire de votre solvabilité. Toutefois, pour établir correctement ce document, il est nécessaire de bien se préparer. Nous vous apporterons ici toutes les informations nécessaires pour y parvenir.
Sommaire
Comment un bilan comptable fonctionne-t-il ?
Étant un composant des comptes annuels d’une société, le bilan comptable détaillé est un document comptable obligatoire qui renseigne sur l’état financier d’une entreprise. Il se présente sous forme d’un tableau à deux colonnes qui montre l’actif et le passif de cette dernière. L’actif se trouve dans la colonne de gauche et représente tout ce que possède la société. Il s’agit notamment des immobilisations financières (cautions, titres financiers…), incorporelles (licences, fonds de commerce, site internet, logiciels, brevets…) et corporelles (gros outillage, immeubles, véhicules, terrains, machines…). Les stocks de matières premières et de marchandises, les créances clients, sociales et fiscales ou encore les disponibilités en caisse et en banque font partie des actifs d’une entreprise.
Le passif se situe dans la colonne de droite et englobe toutes les ressources de l’entreprise. On y retrouve notamment les dettes de l’entreprise (financières, fournisseurs, sociales, fiscales, etc.), les provisions pour les charges et les risques ou encore les capitaux propres. Ces derniers regroupent les apports en capital social de la société (primes d’émission, apport à la création de l’entreprise…) ou les apports de l’exploitant (s’il s’agit d’une entreprise individuelle), les réserves accumulées et le résultat financier.
L’analyse de ces données vous permet d’évaluer le patrimoine de votre entreprise à un instant T donné. Cela explique pourquoi le bilan comptable est considéré comme une photographique de la société.
Comment bien se préparer au bilan comptable ?
Réaliser un bilan comptable est très important pour une entreprise. Toutefois, cette opération nécessite une bonne préparation. Sinon vous risquez de commettre des erreurs qui pourraient entraîner de lourdes conséquences pour votre société.
Pourquoi faut-il bien se préparer ?
Même si le bilan comptable présente de nombreux avantages, la réalisation de cette opération n’est pas aussi simple que l’on croit. Celle-ci nécessite de mener un certain nombre de démarches au sein de l’entreprise. Aussi, la rédaction de ce document doit répondre à des codes spécifiques qu’il est important de connaître. Tous ces éléments vous amènent à vous poser de nombreuses questions qui donnent lieu parfois à l’anxiété.
Même si vous avez pris soin d’enregistrer vos données comptables au quotidien, il faudra ensuite les réunir dans une synthèse. Si certaines de vos opérations sont toujours en cours (ce qui est souvent le cas), il faudra chercher un moyen de les intégrer à votre bilan. À ce niveau, il faut souligner que la forme du bilan peut varier en fonction de la taille de votre société. De plus, vous devez choisir la fiscalité idéale pour votre activité.
À chaque étape de la réalisation, aucun détail (même mineur) ne doit être négligé. La moindre erreur peut vous amener à tout reprendre depuis le début. Pour éviter d’être confronté à une telle situation, il est préférablement de prendre le temps de bien se préparer avant d’établir son bilan comptable. Aussi, il est fortement conseillé d’engager un expert-comptable pour vous faciliter la tâche.
Les 5 étapes pour bien préparer son bilan comptable
Pour bien préparer votre bilan comptable, vous devez suivre un processus bien précis. Aussi, il faudra procéder étape par étape pour ne rien laisser au hasard.
Achever la saisie comptable
Pour commencer, vous devez vous assurer que toutes les pièces comptables correspondant à l’exercice ont été saisies dans la comptabilité. Les écritures comptables peuvent être saisies manuellement ou en utilisant un logiciel de comptabilité. Lorsque la saisie comptable est bien faite, elle vous permet de gagner du temps lors de la réalisation du bilan.
En plus, elle vous aide à limiter les risques d’erreurs. À cet effet, il existe plusieurs catégories d’écritures comptables et chacune d’elle est enregistrée avec une périodicité bien précise. Il s’agira alors d’enregistrer les écritures relatives aux paies, à la déclaration de la TVA, aux ventes et achats, aux emprunts, aux provisions, au stock de fin d’année et à toutes les autres factures qui se rattachent à l’exercice comptable.
Apurer les comptes d’attente
Lors de l’exercice, il peut arriver que certaines opérations comptables ne puissent pas être affectées à un compte déterminé au cours de leur enregistrement. Ceci peut être dû à un manque d’informations. Dans ce cas, elles sont portées dans des comptes d’attente. Cependant, ce sont des comptes transitoires qui ne figurent pas au bilan. Avant d’établir votre bilan, vous devez donc procéder à un apurement de ces comptes.
Il s’agira d’imputer toutes les opérations portées dans ces comptes d’attentes dans des comptes appropriés. Vous pouvez vous orienter grâce à leur imputation comptable. Cette régularisation est obligatoire et doit être faite au plus tard à la clôture de l’exercice comptable.
Réaliser un rapprochement bancaire
Une entreprise qui tient une comptabilité « créances et dettes » se doit d’enregistrer tous ses flux financiers. Ceci est valable même si les recettes et les dépenses se rapportent à des opérations qui ont fait l’objet d’un dénouement sur le plan financier. Pour une bonne préparation de votre bilan, il faudra donc comptabiliser toutes les opérations effectuées par votre entreprise et qui ne se retrouvent pas encore sur le relevé bancaire. C’est le cas des opérations bancaires telles que :
- Les règlements par chèque, mais non débités à la date de clôture de l’exercice ;
- les virements effectués à la fin du mois ;
- les remises de chèques créditées à une date postérieure à la date de dépôt, etc.
Après ce travail d’ajustement, vous remarquerez une différence entre le solde bancaire comptable et celui qui se trouve sur le relevé bancaire. Dans ce cas, il faudra établir un état de rapprochement bancaire. Cela vous permettra de repérer les erreurs éventuelles dans la comptabilisation des opérations. Vous pourrez ensuite les rectifier lors de la clôture de l’exercice comptable.
Effectuer des travaux de vérification de soldes
L’objectif ici est de rapprocher les états comptables qui seront révisés pour s’assurer que les données comptables sont correctes et à l’équilibre. Pour cela, il faudra contrôler et vérifier les soldes à différents niveaux. Dans un premier temps, vous allez rapprocher les soldes de la balance comptable générale avec celles des balances concernant les fournisseurs et les clients.
Ensuite, vous allez effectuer le rapprochement entre les soldes de la balance comptable globale et celles concernant les fournisseurs et les clients. Ces dernières, qui constitueront le grand livre auxiliaire, seront enfin rapprochées du total de la balance générale.
Affecter à un seul repère les comptes des clients et des fournisseurs
La dernière étape pour se préparer à un bilan comptable est d’affecter à un seul repère les comptes des clients et des fournisseurs. Également appelé lettrage, Le but de cette opération est de faire correspondre chaque opération à son dénouement financier. Par exemple, on peut rapprocher les salaires avec leur paiement, rapprocher les factures émises ou reçues de leur règlement. Les comptes concernés sont notamment les comptes clients, fournisseurs et de tiers.
Mais avant d’effectuer le lettrage de ces comptes, il faudra vérifier d’abord les soldes des comptes de trésorerie. Grâce au lettrage, votre entreprise pourra justifier le solde de ses comptes clients et fournisseurs. En effectuant la demande de confirmation des soldes des tiers, elle pourra aussi justifier ses comptes de tiers. C’est d’ailleurs un moyen efficace de vous assurer que vous n’avez omis aucun règlement ni aucune facture.
Une fois que la préparation est bien faite, vous pouvez maintenant entamer les travaux d’inventaire pour établir votre bilan comptable. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité. C’est un outil qui est de plus en plus utilisé par de nombreuses entreprises dans le cadre des services internes de comptabilité. Il est également possible de confier la préparation et l’établissement de votre bilan à un expert-comptable. Vous pouvez lui déléguer tous les processus ou une partie. Étant un spécialiste du domaine, il est le professionnel le plus indiqué pour établir un document fiable et conforme aux règlements de l’Administration fiscale.
Quand faut-il réaliser le bilan comptable ?
En général, il est établi à la clôture de chaque exercice comptable qui dure une année. Mais, il peut être réalisé aussi à des dates intermédiaires. Selon les entreprises, il peut être effectué fin mai, fin juin ou même fin décembre. À la clôture de l’exercice, l’entrepreneur devra présenter le bilan comptable et les autres documents du dossier des comptes annuels (le compte de résultat et l’annexe comptable) pour attester la conformité de ses activités.
L’état utilisera aussi les données contenues dans ces documents pour calculer les taxes et les impôts que la société devra régler. La réalisation du bilan comptable vous permet donc d’être en conformité avec l’Administration fiscale. En l’absence de cet état financier obligatoire, la société s’expose à des sanctions civiles et pénales ainsi qu’à une amende (pouvant aller jusqu’à 9 000 euros). Celles-ci peuvent avoir un impact sur la réputation de l’entreprise et la responsabilité du dirigeant.
À quoi sert le bilan comptable ?
En plus d’être une obligation légale, le bilan comptable est aussi un atout décisionnel et stratégique.
Un très bon indicateur de performances de l’entreprise
D’une part, ce document peut être considéré comme un indicateur de performances. Il dresse le patrimoine de l’entreprise pour donner une vision claire de sa situation comptable. Ainsi, il vous est plus facile d’analyser la santé financière de votre société ainsi que ses performances.
Vous pourrez ensuite comparer les données actuelles aux résultats du dernier exercice comptable. Cela vous permettra de connaître les éléments qui marchent et ceux qu’il faut améliorer afin d’obtenir de meilleurs résultats pour le prochain exercice. Pour une analyse plus efficace, il est conseillé de prendre en compte le plan de trésorerie et le compte de résultat. Même si recourir à un expert-comptable n’est pas obligatoire, il est fortement conseillé afin de réaliser un bilan précis et conforme aux attentes de l’Administration fiscale.
Un gage de confiance et de transparence
D’autre part, le bilan comptable constitue aussi un gage de confiance et de transparence pour les différentes parties prenantes de l’entreprise (banques et institutions financières, clients actuels et potentiels, investisseurs, fournisseurs…).
Ce document vous permettra de justifier la valeur de votre entreprise et sa solvabilité. Dès lors, il devient une preuve concrète de la solidité et de la pérennité de votre société. Vous pourrez donc utiliser ce bilan comme argument de taille pour convaincre les différents acteurs, notamment pour mener une démarche importante (obtention d’un crédit bancaire, cession d’entreprise…). Pour garantir la véracité et la fiabilité de votre bilan, veillez à ce que celui-ci soit certifié par un commissaire aux comptes.
Quels sont les objectifs d’un bilan comptable ?
Les objectifs du bilan compatible s’adressent à différentes parties prenantes de l’entreprise. À cet effet, on distingue trois catégories de bilans compatibles : le bilan financier, le bilan fonctionnel, le bilan prévisionnel et le bilan social. Chacune d’elle possède des objectifs qui visent des destinataires bien précis.
Les investisseurs
Le bilan comptable peut être utilisé par des investisseurs de votre société pour analyser sa solidité financière. En se référant aux chiffres et aux données répertoriées, les investisseurs pourront connaître le potentiel de croissance futur de l’entreprise. Ils pourront ensuite décider s’ils doivent augmenter leur participation dans votre société ou au contraire la diminuer. Ce document peut également être utilisé par des investisseurs potentiels ou des entreprises qui souhaitent acquérir ou s’associer à votre société.
Les institutions financières et les banques
Le bilan comptable permet de connaître les capitaux propres d’une entreprise, ses dettes, ainsi que l’état de ses actifs et passifs courants. Sur la base de ces informations, les banques peuvent prendre la décision d’accepter ou de refuser la demande de prêt de la société en question. Grâce à ce document, les banques sauront si l’entreprise a contracté des prêts de façon excessive. Aussi, elles pourront déterminer sa capacité de remboursement.
Le bilan comptable peut également être utilisé par les institutions financières et les prêteurs, notamment pour :
- Analyser la situation de liquidité de l’entreprise ;
- décider de l’emprunt à accorder à court terme ;
- fixer le montant maximal pour les prêts ;
- suivre le compte du prêt, etc.
Par ailleurs, ce document peut être utilisé par les banques existantes à des fins de contrôle et de suivi du flux et de l’utilisation des prêts déjà accordés. En analysant minutieusement les actifs de l’entreprise, les banques sauront si l’emprunt obtenu pour un but précis a été effectivement utilisé dans ce cadre ou s’il a servi à d’autres fins. Dans ce dernier cas, cela signifie que le prêt décaissé a été détourné par la société. En cas de défaut d’un prêt, l’entreprise peut se voir refuser d’autres emprunts par les banques.
Les clients et les créanciers
Le bilan sert également un objectif crucial pour les clients, actuels comme potentiels. Pour l’expliquer, nous allons prendre l’exemple d’une société de fabrication de cigarettes électroniques et de e-liquides. Elle est le fournisseur d’un revendeur spécialisé dans la vente de ce type de produit.
Si le fournisseur arrête ses opérations, le revendeur ne pourra plus recevoir des produits, ce qui affectera le bon déroulement de ses activités. Pour éviter de faire face à une telle situation, le revendeur (qui est le client) voudra s’assurer que la situation financière de son fournisseur est solide et stable. Pour cela, il va analyser le bilan comptable de la société pour connaître ses dettes existantes et sa situation de liquidité actuelle.
Ainsi, il pourra déterminer son potentiel de croissance futur. Il en est de même pour les créanciers. Une entreprise avec des finances stables et solides bénéficiera d’une meilleure confiance de ses créanciers. Un bilan comptable est donc essentiel pour connaître la solidité de l’entreprise. Il faut avant tout bien se préparer afin de réaliser ce bilan comptable de la meilleure manière qu’il soit.
