De plus en plus de fichiers sont échangés par mail ou via un cloud. Y compris des contrats et autres textes qui attendent d’être signés. Le PDF est un format sécurisant et qui permet d’apposer une signature électronique sur les documents. Mais comment signer un PDF en ligne ? La procédure.
Sommaire
La signature électronique, comment ça marche ?
Un document peut être signé autrement qu’avec un stylo. Tandis que la digitalisation progresse dans de nombreux secteurs, la signature électronique devient de plus en plus courante.
Il s’agit d’apposer sa signature en ligne, sur des fichiers électroniques de diverses natures : des devis, des bons de commandes, des communiqués, des éditos, des contrats… Ceux-ci sont enregistrés sous format PDF et échangés via internet.
Si le format PDF est utilisé pour ce type d’opération, c’est qu’il est universel et qu’il permet de protéger le document, dans sa mise en forme et son contenu. Il reste toutefois possible de laisser certains champs modifiables par le destinataire, notamment l’encart signature. Ainsi, l’expéditeur est sûr que les données transmises et acceptées par le destinataire à travers sa signature électronique restent conformes et inchangées.
Les solutions pour signer un PDF sans l’imprimer
C’est sur un document dématérialisé que se pose une signature électronique. Pour procéder, il est donc indispensable d’être connecté à Internet et d’avoir une boite mail ou un cloud. La connexion peut s’effectuer depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. L’appareil utilisé doit toutefois être doté d’un logiciel compatible avec la lecture de fichiers PDF, qui portent l’extension .pdf.
Un autre prérequis est d’avoir des droits ouverts par le créateur du document. Car un fichier PDF peut être verrouillé, en lecture seule, modifiable…
Une fois ces points vérifiés, voici comment signer un document pdf sans l’imprimer.
Paramétrer une signature électronique dans Adobe Acrobate Reader
Le logiciel qui exécute les fichiers PDF peut être paramétré de manière à pouvoir signer un document sans avoir à l’imprimer. Il faut créer une signature, dans l’onglet « signer » puis « créer ». Pour cela, il est possible d’écrire dans un champ dédié avec sa souris ou son trackpad, de scanner une signature manuscrite ou de taper son nom. Plusieurs signatures électroniques peuvent être enregistrées. Lorsqu’un document PDF est créé ou reçu et doit être signé, il suffit ensuite de l’ouvrir et d’aller rechercher la signature électronique idoine dans la mémoire du logiciel.
Cette façon de procéder demande d’enregistrer la version modifiée du document PDF sur son ordinateur, puis de le renvoyer à son interlocuteur par mail ou dans un cloud. Une sauvegarde est préférable pour garder un exemplaire du document signé, soit par cloud, clé USB, disque dur externe, impression papier…
Yousign.com, l’appli pour signer ses PDF facilement
Une autre solution, plus rapide et moins contraignante, est de passer par une plateforme de signature de documents en ligne. A l’instar de Yousign.com, l’application européenne. Plébiscitée par les professionnels, ses prestations accompagnent le signataire et lui permettent d’émarger un document PDF en quelques clics seulement. La démarche est sécurisée, tracée et archivée.
Un mail informe le destinataire qu’un document est en attente de signature. Un lien permet d’y accéder. Il suffit de cliquer dessus pour consulter ledit fichier PDF.
Avant de le signer, le signataire doit obligatoirement attesté avoir pris connaissance du document dans son intégralité. Car rappelons que comme pour une signature manuscrite, toute mention portée sur un document doit être lue et approuvée avant signature, car elle devient opposable.
Une fois chose faite, si le document est approuvé, il suffit de cliquer sur le bouton signer. À ce stade, une vérification de l’identité de la personne qui signe s’opère, grâce à une identification à double facteur. Un code est adressé par SMS. Il doit être saisi auprès de la plateforme pour que la signature électronique soit prise en compte.
Un mail ou un SMS de confirmation est adressé, mentionnant l’heure de l’enregistrement. La preuve de signature est conservée pendant 10 ans.
Le document PDF signé est enregistré, stocké et archivé.
Les avantages de la signature dématérialisée
Si elle est de plus en plus plébiscitée, c’est que la signature électronique présente plusieurs avantages. Autant pour l’expéditeur du fichier que pour le signataire.
Gagner du temps
Personne n’aime la paperasse, aussi encombrante que chronophage. La signature en ligne permet de s’en affranchir et se passe d’un simple clic.
La réception d’un fichier PDF à signer est quasiment immédiate, dès l’envoi du mail ou son dépôt dans un cloud. Ce mode de transfert est le plus rapide qui soit. Le destinataire peut alors en prendre connaissance à son gré et selon ses disponibilités, le document restant consultable à tout moment.
Une fois le document lu et approuvé, il peut être signé en ligne aussitôt ou dès que le signataire le souhaite. Il n’est plus nécessaire de se déplacer pour rencontrer l’expéditeur ou d’imprimer le document et de le renvoyer par la poste. Dans un cas comme dans l’autre, le temps est économisé.
Quelques secondes suffisent pour apposer une signature électronique sur document PDF en ligne. Elle est instantanée et peut se prêter aux plis urgents.
Cette solution apporte souplesse et rapidité.
La mobilité
Internet est accessible depuis presque partout dans le monde. Autant d’endroits à partir desquels le signataire peut ratifier électroniquement un PDF. La signature peut se faire depuis chez soi, sa voiture, son lieu de vacances…
Sécuriser les échanges
Plus fréquemment qu’on ne le pense, les documents signés de manière manuscrite sont égarés ou détériorés. Préférer la signature en ligne est un moyen de sécuriser les documents importants.
Les erreurs de distribution du courrier postal, par exemple liées à un NPAI ou une boite aux lettres mal identifiée, sont évitées.
Les documents sont facilement stockables sur des supports sécurisés, pour des durées indéterminées. Ils restent intacts, non soumis aux manipulations ni jaunis sous l’effet du temps, et sont moins exposés que les documents papier au risque de sinistre, comme un incendie ou un dégât des eaux par exemple.
Aussi, aucune page ne peut être soustraite à un document PDF signé en ligne. La signature électronique est le garant de la conformité du fichier.
Faciliter le stockage
Certains documents sont signés en plusieurs exemplaires, ce qui induit des nécessités de stockage. Le papier peut alors prendre beaucoup de place. Un stockage numérique permet d’éviter l’encombrement. Il n’est pas limité.
Des frais moindres
Une signature manuscrite engendre des frais tels que l’impression du papier, des frais de déplacement, des frais postaux… Ceux-ci disparaissent avec la signature électronique.
Selon la solution retenue, elle peut être apposée gratuitement ou moyennant un abonnement, pour un prix modique compte tenu des prestations complémentaires délivrées, notamment le stockage et l’archivage des données.
Le format PDF est l’un des plus fréquemment rencontré dans les échanges en ligne. Il est utilisé de par le monde entier et pour tous types de documents. Il est donc fréquent d’avoir en signer. Grâce à la signature électronique, cette démarche s’allège et se sécurise.
