Comment fonctionne et à quoi sert un logiciel de paie

Établir la paie des salariés est une tâche récurrente et chronophage du service comptabilité. Elle peut être simplifiée et même automatisée grâce à l’utilisation d’un logiciel de paie. Comment fonctionne et à quoi sert un logiciel de paie exactement ? Explications.

Qu’appelle-t-on un logiciel de paie ?

Comment fonctionne et à quoi sert un logiciel de paie

On appelle logiciel de paye un outil informatisé développé pour faciliter l’édition des bulletins de salaires de ses collaborateurs. D’autres fonctions RH et comptable peuvent aussi être prévues dans le logiciel.

De la TPE-PME à la multinationale, toute entreprise qui emploie un ou plusieurs salariés et gère la paye en interne peut profiter des avantages d’un logiciel de paie.

Pourquoi utiliser un logiciel de paye ?

Comment fonctionne et à quoi sert un logiciel de paie

L’utilisation d’un logiciel de paye est laissée à l’appréciation du chef d’entreprise. Ceux qui décident de s’en équiper peuvent être motivés par plusieurs avantages.

Gagner du temps

La paie fait partie des tâches récurrentes dans une entreprise. Le logiciel de paye peut faire gagner un temps précieux chaque mois pour les collaborateurs en charge de cette mission.

Les données internes utiles pour faire les salaires sont enregistrées directement dans le logiciel de paie. Il les garde en mémoire, dispensant le collaborateur chargé de la paye d’avoir à les ressaisir.

Une rapide mise à jour suffit en cas de changement de situation ou de recrutement, d’un salarié. Laquelle ne demande qu’un temps réduit lorsqu’elle est effectuée au fil de l’eau ou mensuellement.

Le logiciel de paie en ligne ou intégré permet donc d’automatiser la tâche pour gagner du temps.

Éviter oublis et erreurs de saisie

La centralisation des informations opérée grâce au logiciel de paye assure un système plus sécurisé et fiable qu’un tableur externe. Son utilisation limite les erreurs de saisie, notamment en cas de recopie.

Chaque collaborateur inscrit dans le listing voit sa fiche de paye éditée, sans oubli.

Le paramétrage du logiciel de paye assure aussi une uniformisation des bulletins de salaire. Chaque fiche de paye a la même présentation, pour une lecture facile.

L’intégralité des champs de saisie validés lors du paramétrage de la fiche de paie apparaissent sur le document final. L’utilisation du logiciel pour éditer les bulletins de salaires évite ainsi l’oubli de mentions obligatoires, qui peuvent coûter cher à l’entreprise.

Un outil multifonctions

L’objet premier d’un tel logiciel est d’être utilisé pour faire la paye. Mais d’autres fonctionnalités utiles peuvent aussi prévues selon le logiciel de paie utilisé.

Certains donnent ainsi la possibilité de créer son livre de paye, de lancer l’édition de bordereaux de cotisations et de faire ses déclarations de données sociales (DADS, DUE…) en quelques clics, de réaliser des soldes de tout compte, les certificats de travails…

Aussi, les écritures de paie peuvent être transposées directement dans le logiciel de comptabilité, pour le tenir à jour facilement.

Le logiciel de paye s’appréhende alors comme un outil multifonctions pour l’entreprise, avec la gestion des salaires, les déclarations sociales et les écritures des fiches de salaire.

Sécuriser les données de ses collaborateurs

Comment fonctionne et à quoi sert un logiciel de paie

Le bulletin de paye est un document personnel et qui contient des informations sensibles et confidentielles.

Grâce aux fonctionnalités d’un logiciel de paye et à sa facilité de prise en main, certaines entreprises sont convaincues de maintenir la gestion de leur paie en interne. Cela leur permet de garder le meilleur contrôle possible sur les données personnelles de leurs collaborateurs.

Faire des économies

Externaliser la gestion de la paie est coûteux pour une entreprise. Utiliser un logiciel de paie offre une alternative tout aussi pratique et moins onéreuse.

Le fonctionnement d’un logiciel de paie

Comment fonctionne et à quoi sert un logiciel de paie

Le logiciel de paye se déploie sur un ou plusieurs ordinateurs de l’entreprise. Il est paramétré pour donner la présentation voulue aux fiches de paye.

Après son installation, diverses données sont à entrer dans le logiciel. Ce, pour l’ensemble de l’effectif salarié. Par exemple, il sera indiqué pour chaque collaborateur ses coordonnées, son n° de Sécurité Sociale, sa date d’entrée dans l’entreprise et dans la fonction pour le calcul de son ancienneté, son salaire brut mensuel, le nombre d’heures travaillées, les congés payés pris…

Dans les grosses entreprises, cela peut donc demander un certain délai avant de pouvoir éditer l’ensemble des bulletins de salaires de ses collaborateurs depuis le logiciel de paie. Mais une fois cet enregistrement effectué, il devient possible d’en exploiter pleinement les fonctionnalités et de profiter de tous ses avantages.

Mois après mois, il ne reste pour l’utilisateur qu’à vérifier ces informations, et à actualiser celles qui le nécessitent. Le logiciel doit aussi être enrichi avec les données des nouveaux collaborateurs.

Les fiches de payes peuvent alors être éditées et remises aux collaborateurs, en main propre, par courrier ou en version dématérialisée. Et, si la version du logiciel l’autorise, les actes administratifs et comptables liés peuvent être effectués.

Un large choix de logiciel de paie s’offrent aux entreprises pour la gestion de la paie de leurs salariés en interne.

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